ในปัจจุบันหลาย ๆ ท่านที่เคยใช้บริการห้างสรรพสินค้า หรือร้านค้าต่าง ๆ ต้องเคยเห็นระบบขายหน้าร้าน ที่เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้สำหรับคิดเงิน ซึ่งเรียกว่าระบบ POS มีชื่อย่อมาจากคำว่า point of sale ที่แปลว่าจุดขาย
เป็นระบบที่มีความจำเป็นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจการเปิดร้านค้าไม่ว่าจะเป็น
- ร้านคาเฟ่
- ร้านอาหาร
- ร้านค้าปลีก
- และอื่น ๆ
ระบบ POS นั้นมีความสามารถที่หลากหลายเป็นได้มากกว่าเครื่องคิดเงิน เป็นระบบที่ช่วยจัดการบริหารหน้าร้านได้เป็นอย่างดี สำหรับผู้ที่สนใจวันนี้เราจะมาแนะนำให้รู้จักกับระบบ POS คืออะไร
โปรแกรม POS คืออะไร
ระบบขายหน้าร้าน หรือระบบ POS คือระบบสำหรับการจัดการหน้าร้านผ่านระบบคอมพิวเตอร์ร่วมกับโปรแกรม POS ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการบริหารจัดการข้อมูลต่าง ๆ ของร้านค้า เป็นระบบที่มีความถูกต้องความแม่นยำที่สูง มีความสะดวกรวดเร็ว มีความสามารถที่หลากหลายเช่น การคิดเงิน, จัดเก็บข้อมูลการขาย, จัดการสต๊อก เป็นต้น เป็นระบบที่ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากพนักงานคำนวณผิดพลาดได้เป็นอย่างดี ระบบ POS จึงมีความจำเป็นต่อร้านค้าอย่างมาก
ระบบ POS ประกอบไปด้วย
ส่วนประกอบหลักในการทำงานของเครื่อง POS ระบบขายหน้าร้านมีส่วนประกอบต่าง ๆ ที่ไม่ซับซ้อนเข้าใจได้ง่าย โดยระบบ POS นั้นประกอบด้วย 2 ส่วนหลัก ๆ คือ Software ที่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปพร้อมใช้งาน และส่วนของ Hardware ที่เป็นอุปกรณ์ต่าง ๆ ภายนอกของเครื่อง POS โดยมีรายละเอียดต่าง ๆ ดังนี้
1. ระบบ POS แบบ Software
Software ของระบบ POS มี 2 รูปแบบคือ Offline กับ Online โดยระบบ Offline เป็นระบบ POS ที่ถูกติดตั้งเข้ากับเครื่อง POS หน้าร้านเท่านั้น รวมถึงข้อมูลต่าง ๆ ถูกเก็บไว้ในตัวเครื่องเพียงอย่างเดียว เป็นระบบเก่า ส่วนทางด้าน Online จะเป็นระบบที่ได้รับความนิยมมากว่าในปัจจุบัน โดยเป็นการเชื่อมต่อเครื่อง POS เข้ากับอินเทอร์เน็ต ใช้งานบนระบบ Cloud สามารถเช็กข้อมูลต่าง ๆ ผ่านอุปกรณ์อื่นได้จากที่อื่นผ่านอินเทอร์เน็ตได้ง่าย ๆ
ระบบ POS แบบ Hardware
Hardware หมายถึงอุปกรณ์ภายนอกต่าง ๆ ของตัวเครื่อง POS มี 6 ส่วนประกอบที่สำคัญคือ
- เครื่อง POS ตัวเครื่องหลักที่ถูกติดตั้งโปรแกรม POS เป็นตัวควบคุมหลักใช้ได้หลายอุปกรณ์ไม่ว่าจะเป็น มือถือ, แท็บเล็ต, โน้ตบุ๊ก, คอมพิวเตอร์
- ลิ้นชักเก็บเงินสด และเงินทอน
- เครื่องยิงบาร์โค้ด สำหรับการชำระสินค้าโดยการยิงบาร์โค้ดเข้ากับสินค้า
- เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ สำหรับพิมพ์ใบเสร็จการชำระเงินของลูกค้า
- ช่องเสียบบัตรเครดิต เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าที่ใช้บัตรเครดิต
- จอแสดงผลฝั่งลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าได้เห็นรายละเอียดรายการสินค้า, ราคาสินค้า, ส่วนลด หรือโปรโมชั่นต่าง ๆ
ทำไมร้านค้าและธุรกิจถึงหันมาใช้ระบบ POS
ด้วยความสามารถที่หลากหลายของ pos sytem ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าเล็ก ๆ ตั้งแต่ร้านคาเฟ่ ร้านอาหาร ไปจนถึงผู้ประกอบการธุรกิจขนาดใหญ่ ล้วนแล้วแต่ใช้งานระบบ POS ในการจัดการปัญหาต่าง ๆ ของระบบหน้าร้าน โดยมีเหตุผลต่าง ๆ เหล่านี้ที่ทำให้เหล่าผู้ประกอบการหันมาใช้งานระบบ POS ดังนี้
1. ชำระเงินรวดเร็ว
ไม่ดีแน่ถ้าหากปล่อยให้ลูกค้ารอต่อคิวในการชำระเงินงาน ๆ การใช้งานเครื่อง POS สามารถช่วยลดปัญหานี้ได้เป็นอย่างดี เนื่องจากระบบที่มีความถูกต้อง และรวดเร็วทำให้ชำระเงินเป็นไปได้โดยง่าย
2. เก็บข้อมูลยอดขาย
ในทุก ๆ การขายผ่านระบบ POS จะมีการบันทึกข้อมูลการขายไว้ตลอด และระบบ POS ยังสามารถเก็บข้อมูลยอดขายเป็นสถิติรายเดือน เพื่อช่วยให้สรุปยอดได้ง่าย
3. เช็กข้อมูลได้ตลอดเวลา
ระบบ POS รูปแบบ Online สามารถติดตั้งได้ในหลายอุปกรณ์ของเจ้าของ ทำให้สามารถเช็กข้อมูลต่าง ๆ ได้จากทุกที่ได้โดยที่ไม่ต้องเข้าไปที่ร้านค้าได้เลย
4. จัดการข้อมูลสต๊อก
ระบบ POS สามารถเช็กข้อมูลสินค้าคงเหลือในสต๊อกได้ทั้งหมดตลอดเวลา ช่วยลดปัญหาในการนับสินค้าของพนักงานได้เป็นอย่างดี
5. ลดปัญหาข้อผิดพลาด
หากร้านค้าไม่มีอุปกรณ์ในการช่วยเหลือข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้จากพนักงานที่ส่งผลให้ร้านค้าเกิดการขาดทุนได้เช่น การคิดเงินผิด, การนับสต๊อกที่ผิดพลาด เป็นต้น ระบบ POS จึงมีส่วนในการลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ได้เป็นอย่างมาก
6. วางแผนการขาย
ในระบบ POS สามารถเช็กยอดขายต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน ทำให้ทราบได้ว่ามีสินค้าชิ้นไหนบ้างที่ขายดี สินค้าชิ้นไหนบ้างที่ขายไม่ดี ช่วยให้ผู้ประกอบการวางแผนสินค้าในเดือนต่อ ๆ ไปได้
ฟีเจอร์ที่น่าสนใจจากระบบ POS
จะเห็นได้ว่าระบบ POS มีประโยชน์มากสำหรับร้านค้า ช่วยให้พนักงานสะดวกยิ่งขึ้น ลดความเสี่ยงการทำงานผิดพลาดของพนักงานได้เป็นอย่างดี จึงส่งผลให้ผู้ประกอบการต่าง ๆ หันมาใช้งานเป็นจำนวนมาก โดยฟีเจอร์หลัก ๆ ของเครื่อง POS มีดังนี้
- คิดเงิน ทอนเงิน เก็บเงิน ทั้งเงินสด และบัตรเครดิต
- ออกใบเสร็จการขายได้อย่างถูกต้อง
- เช็กสต๊อกสินค้าทั้งหมดภายในร้านได้ชัดเจน
- เก็บข้อมูลลูกค้า การสมัครสมาชิกลูกค้า
- สรุปยอดรายรับรายจ่ายในแต่ละเดือน
- จัดการใบกำกับภาษีของร้านค้า
- สามารถติดตั้งได้หลายอุปกรณ์ ใช้งานได้สะดวก
- มีจอแสดงผลสำหรับลูกค้า
- ชำระสินค้าได้รวดเร็ว ด้วยการสแกนบาร์โค้ด
สรุปเกี่ยวกับระบบ POS
สำหรับผู้ประกอบที่ต้องการเปิดร้านใหม่ไม่ว่าจะเป็นร้านเล็กร้านใหญ่ ควรต้องมีการใช้เครื่อง POS หรือระบบขายหน้าร้าน ให้มาช่วยจัดการปัญหาต่าง ๆ ของหน้าร้าน ช่วยลดความเสี่ยงการขาดทุน เพิ่มโอกาสการสร้างยอดขายให้ดีขึ้น เพราะว่าระบบ POS ไม่ใช่แค่การคิดเงินเพียงอย่างเดียว แต่เป็นผู้ช่วยในการจัดการร้านให้ทุกอย่างเป็นไปได้ด้วยดี
